نکات کاربردی از Office 2007

نکات کاربردی از Office 2007

هنگامی که مایکروسافت Office 2007 را در سال گذشـته عرضه کرد، بسیاری از کاربران تغییـرات متعددی که در آن پدید آمده بود را پذیرا شدند. چـشم‌گیرترین تغییر در این نسخه از Office، نواری است که پوشـیده ماندن آن از چشم‏‏ها، غیر ممکن به نـظر می‏رسد. کسـب مهارت در استفاده از این نوار، برای بسیاری از کاربران به مهم‏‏ترین چالش در این نسخه بدل شده است.

اگرچه ویژگی‏‏هایی که در این مقاله ذکر شده ماننـد نـوار ابـزار و رابـط کاربر جدید آن، خودنمایی نمی‏کنند، اما مطمئناً می‏‏توانند کمک بزرگی برای کاربران باشند.

مشکل عدم سازگاری را برطرف سازید

کاربرد: برنامه‌های Word ،Excel و PowerPoint

اگر پس از انتخاب نسخه 2007، سروکارتان با افرادی باشد که از نسخه‏‏های قدیمی Office استـفاده می‏کنند، قادر به شراکت اسناد با آنها نخواهید بود؛ چرا که این نسخه‏‏ها، فایل‏های Office 2007 را باز نخواهند کرد. خوشبختانه می‏‏توانید از برنامه‏های Office 2007 بخواهید فایل‏‏های را شما در قالب Office 2003، ذخیره کنند.

این فرآیند در تمامی برنامه‏های Office یکسان است. ابتدا، روی دکمه Office (دایره‏‏ای که دارای لوگوی Office اسـت و در بالای گوشه سمت چپ پنجره هر یک از برنامه‏ها دیده می‏شود) کلیک کنید. در انتهای منوی باز شده، گزینه Options مـربـوط به آن را برنامه‏ را انتخاب کنید (برای مثال Word Options). پـنجره‏‏ای حاوی گزینه‏های قابـل پیکربنـدی ظاهر خواهد شد. در فهرست واقع در سـمت چپ، روی گروه Save کلیک کنید. در فهرسـت بازشوی Save files in this format، قالب قدیمی Office 2003 را برای برنامه‏ خود انتخاب و برای قطعی کردن آن، روی دکمه OK کلیک کنید.

اگر در سمت دیگر این داستان قرار دارید یا به‏‏ عبارت دیگر، باید اسناد تولیـد شـده در Office 2007 را در نـسخه قدیمی Office XP یـا Office 2003 بـاز کنـیـد، می‏‏توانـیـد بـرنـامـه رایـگان Microsoft free Office Compatibility را کـه بــه ایــن نسـخه‏‏های قدیمی، توانایی باز کـردن قالب جدید را می‏‏دهد، از سایت مایکروسافت دریافت کنید.

 

ذخیره فایل‏ها با قالب PDF

کاربرد: برنامه‌های Word ،Excel ،Access ،PowerPoint و Visio

شغل بسیاری از افراد ایجاب می‏کند که یک نـسخه از کار خـود را در قالـب PDF) Portable Document Format) ذخـیـره کنـنــد. Office 2007 ویــژگی‏‏ Save As PDF را بـرای انـجام ایـن ‏کار در اخـتیار می‏گذارد. امـا ایـن ویـژگی ارزشمند، تا هـنگامی که مـراحلی را بـرای فـعال کـردن آن پـشت سـر نـگذاریـد، در دستـرس نـخـواهـد بـود. ویـژگی‏‏ Save As PDF را می‏‏تـوان با دریافت یک برنـامه ساده از مایـکروسافت، به تـمام بـرنامـه‏های Office 2007 اضافه کرد.

پس از نصب ویژگی‏‏ Save As PDF، آن ‏‏را در مـنوی Office خواهید یافت. برای استفاده از این ویژگی‏‏، روی دکمه Office (در بالای گوشه سمت چپ پنجره) در هر یک از برنامه‏ها که قصد استفاده از آن را دارید، کلیک کرده و سپس گزینه‏های Save As یا XPS را انتخاب کنید.

غیرفعال کردن نوار ابزار

کــاربـــرد: بـرنـامـه‌هـای Word ،Excel ،Access و PowerPoint

نوار ابزار Office 2007 که عمـلکردهای مـخـتلـف را در زبانه‏‏های متفاوت گروه‏‏بنـدی کرده، انباشـته از ویـژگی‏‏های سودمند است. اندازه این نـوار، بسیار بـزرگ است و فضای زیادی را اشغال می‏کند. اما می‏‏توانید هنگام کار با اسناد طولانی Word یا یـک بانـک اطلاعات لبریـز از داده‏‏های Access، آن ‏‏را به طور موقت از سـر راه خود بـردارید. کافی اسـت روی عنوان یکی از زبانه‏‏ها که در بالای نوار جای دارند، دابل کلیک کنید تا این نوار به اندازه‏ای که تنها نشان دهنده عنوان زبانه‏‏ها است، کوچک شود. دابل کلیک مجدد روی یکی از این عناوین، نوار ‏‏را به حالت اولیه باز می‏‏گرداند.

از این نوار می‏‏توانیـد در انـدازه کوچـک شـده آن نیز استفاده کنید. اگر روی هر یک از عناوین کلیک کنید، نـوار اصلی تنها به مدتی که بتوانید یکی از گزینه‏های آن ‏‏را انتخاب کنید، ظاهر شده و سـپس از سـر راه کنـار خـواهـد رفـت. اگـر اسـتفاده از صـفحه کلید را بـرای صـدور فـرمان‏‏ها ترجـیح می‏‏دهیـد، می‏‏توانید با فشار کلید Alt، ایـن نوار را به طور موقت احضار کرده و سـپس کلیـد حروف اول عـنوان زبانه و فرمان مورد نظر را فشار دهید (برای مثال، بـرای اجرای فرمان Spelling در برنامه‏ Word، ابتدا کلید Alt و سپـس کلیدهای R (بـرای عنوان زبانه Review) و S (برای فرمان Spelling) را فـشار دهیـد. پـس از انـتخاب فرمان مورد نظر، نوار بار دیگر ناپدید خواهد شد.

 

استفاده از MINI-BAR

کاربرد: برنامه‌های Word ،Excel ،Access ،PowerPoint و Outlook

قالب‏‏بندی متن یکی از رایج‏‏تـرین اعمال در هر یک از برنامه‏های Office است. نوار ابزار می‏‏تواند این ‏کار را به راحتی برای شما انجام دهد، اما جایگزین سریع‏‏تری نیز برای آن وجـود دارد: نوار کوچک شناور Office.

برای مشاهده و استفاده از ایـن نوار کـوچک، مـتنی را (در یک سنـد Word، در یک خانه از یک صفـحه گستـرده Excel یا در یک ناحیه از بانک اطلاعات Access) انتـخاب کنید. هنگامی که ماوس خود را روی متن انتخاب شده حـرکت دهید، نوار ابزاری با دکمه‌های تغییر قلم، انـدازه و رنـگ متن و همچنین چند گزینه دیگر، مشاهـده خواهید کرد. استفاده از ایـن نوار کوچک، باعث کاهش زحمـت جست‌وجوی فـرمان‏‏ها در نوار اصلی خواهد شد.

 

استفاده از شمارشگر کلمات

کاربرد: برنامه Word

در Office 2003، بـرای شـمارش کلـمات در سـند جاری، مجبور به استفاده از منوی Tools بودیـد.

در Word 2007، تـعداد کلمات در نوار وضعیت ظاهر شده و با ادامه تایپ، در هر لحظه تعداد کلمات نمایش داده می‏شـود. اگر بخشی از سنـد خود را انـتخاب کنید، دو بـخش از اطلاعات نمایش داده خواهد شد: تعداد کلمات در بـخش انتخاب شـده و تـعداد آنها در تمامی سند.

 

درج بخش‏‏های سریع

کاربرد: برنامه‌ Word

ایـن نـکته، کاربران پـر و پا قرص Office را بسیار تحت تاثیر قـرار خـواهد داد. عـبارت Sticky Quote را در یـک سـند Word تایپ کرده و کلید F3 را فشار دهید. متن شما ناپدید شده و یـک کادر شناور صورتی رنگ، شبیه به یک یادداشت چسبان، به جای آن ظاهر می‏شود.

این ترفند عجیب تنها یکی از Quick Parts رایج در Word است. (بـرای مـشاهده فهـرست کامـل اسامی Quick Parts، بـخش Text را در زبانـه Insert یافته، روی Quick Parts کلیک کرده و سپس گزینه Building Blocks Organizer را انتخاب کنید.) احتمالاً مـوارد جالـب بـسیاری در فـهرست Quick Parts خـواهید یافـت. بـرای مثـال، Confodential 1، که چـاپ کم‌رنگی از کلمه CONFIDENTIAL را در زمینه متن سند جاری شـما وارد می‏کـند. هـمچنین می‌توانید خودتان نمونه‌ای را ایجاد کنید. برای انجام این‏ کار، بخشی از یک محتوا (از یک کلمه مفرد تا متنی شامل چند پاراگراف قالب‏‏بندی شده به همراه تصویر) را انتخاب و کلیدهای Alt + F3 را فشار دهـیـد. کـادر مـحاوره‌ای Create New Quick Part ظاهر می‏شود. در این کادر محاوره‌ای می‏‏توانید بـه Quick Part خود نامی اختصاص داده و تعیین کنید که آیا باید پاراگراف یا صـفحه خاص خود را اشغال کند (یا در میان متنی که در حال تایپ آن هستید، ظاهر شود).

پس از پایان تولید این Quick Part، می‏‏توانیـد با تایـپ نامی که برای آن انتخاب کرده‏ایـد و فـشار کلیدهای Alt + F3، آن را در هر سند Word وارد کنید.

تنظیمات save  در word options 

   save fils in this formt  (شماره 1  در شکل زیر  ) مربوط به  نوع فرمت   است که توصیه می گردد 2003  97  انتخاب گردد.

  save auto recover information every   ) شماره 2 (مربوط به   اتوماتیک می باشد و توصیه ما ، 3 دقیقه است.